L’organizzazione congressi va affidata a società esperte nel campo per far si che il congresso riesca nel migliore dei modi e chesia curato nei minimi particolari.
L‘organizzazione di un congresso si divide in servizi precongressuali, servizi congressuali e servizi postcongressuali.
Servizi precongressuali:
- Studio grafico e reparto tipografico: viene elaborato uno studio grafico dell evento da organizzare quindi viene realizzato il materiale tipografico necessario.
- Scelta della sede: in base alle esigenze del cliente verranno proposte le scelte più appropriate dall’albergo alla villa ai palazzi per congressi.
- Mailing list: viene preparato il materiale per il convegno e quindi spedito tramite e-mail.
- Gestione dei contatti: vengono curati i contatti con Autorità ed Enti pubblici, fornitori, sponsor, etc.
- Personalizzazione materiale per congressi: vengono forniti kit congressuali, cadeau per i relatori, gadget etc con il logo dell evento.
- Segreteria: vengono registrate le adesioni dei partecipanti, viene pubblicizzato l’evento anche attraverso il web, etc.
Servizi Congressuali
- Allestimento della sede: vengono predisposte le decorazioni, la sistemazione della sala congressi e gli spazi espositivi.
- Segreteria congressuale: reception, box informazioni, assistenza per gli ospiti, consegna di eventuali attestati.
- Catering: cocktail di benvenuto, cena veloce o in villa.
- Noleggio impianti di traduzione simultanea, impianti audiovisivi, computer, etc
- Programmi sociali: organizzazione di forme di intrattenimento quali torneo di tennis, sfilata di moda, etc.
- Hostess: è importante che abbiano un bell’aspetto e parlino almeno due lingue.
- Servizi di supporto: impianti telefonici temporanei, vigilanza diurna e notturna, noleggio auto.
- Gestione stampa: gestione dei rapporti con i giornalisti, conferenze stampa, etc.
- Interpreti: per la traduzione di lingue europee ed orientali.
Servizi Post congressuali
- Contabilizzazione del budget: gestione amministrativa e fatturazione
- Trascrizione atti: trascrizione just in time o dopo alcuni giorni nella lingua prescelta
- Programmi post congress: gite d’arte, tornei, etc. |
